Privacy beleid

Algemeen

We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

1. Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 2B van dit privacybeleid) verwerken.

 

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze eindgebruikers in relatie tot onze producten en service, alsook op de persoonsgegevens van de klanten die – via hun relatie met onze eindgebruiker (bijvoorbeeld: gezinsleden, ouders, therapeuten) – gebruik maken van onze producten en service.

 

Dit privacybeleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan Albatros NV of Orthopedie Comfortshop, onze websites, meedoet aan een marktonderzoek, survey, wedstrijd, event. Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

A. Definitie.

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

B. Verwerkingsverantwoordelijke.

Albatros NV, met zetel te Muizenhoekstraat 10, 2812 Muizen, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0466912765 (hierna “Albatros”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Albatros het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt. Dit neemt niet weg dat je een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens van de eindgebruikers die je toelaat gebruik te maken van Albatros producten en diensten (zie punt 2C van dit privacybeleid).

C. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van eindgebruikers.

Indien je als Albatros klant eindgebruikers toelaat gebruik te maken van de Albatros producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan heb je daarbij de volgende verantwoordelijkheden:

  • je moet de eindgebruikers adequaat informeren dat Albatros, door hun gebruik van de Albatros producten en diensten, hun persoonsgegevens zal verwerken;

  • je moet alle wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden meegedeeld aan Albatros om te worden verwerkt in het kader van de Albatros-producten en -diensten die je hen toelaat te gebruiken;

  • je mag de Albatros-producten en -diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving, noch om op onwettige wijze jezelf toegang te verschaffen tot de persoonsgegevens van de eindgebruikers;

  • je moet je bij Albatros informeren over het beveiligingsniveau van de producten en diensten en naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking;

  • je mag niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving.

3. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

A. De persoonsgegevens die je met ons deelt.

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer je belt met een vraag of een probleem wenst te melden), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je een (online) bestelformulier invult, je ons een SMS of e-mail stuurt, elektronisch (bijvoorbeeld bij het uitlezen van je e-ID) of mondeling.

B. De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen.

Wij wijzen je persoonsgegevens toe voor het gebruik van onze producten en diensten (bijvoorbeeld een serienummer, een klantennummer). Daarnaast registreren onze systemen ook persoonsgegevens die nodig zijn voor het gebruik van onze producten en diensten (bijvoorbeeld geboortedatum, historiek van producten en herstellingen).

C. Categorieën persoonsgegevens.

Wij onderscheiden in onze systemen verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

  • Gebruikersgegevens: wij onderscheiden de persoonsgegevens die je als gebruiker van onze producten en diensten kunnen identificeren (bijvoorbeeld je naam en identificatiedocumenten zoals een klever van de mutualiteit), de persoonsgegevens die ons toelaten contact met je op te nemen (bijvoorbeeld je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer, de persoonsgegevens die je persoonlijke kenmerken aanduiden (bijvoorbeeld je leeftijd en je geslacht) of je facturatie- en betalingsgegevens. 

  • Technische gegevens: deze hebben wij nodig om een goede werking van onze producten en diensten te kunnen realiseren. Bijvoorbeeld: het serienummer van een rolwagen;

  • Medische gegevens: wij verwerken medische gegevens die relevant zijn voor het orthopedisch hulpmiddel dat door Albatros verstrekt wordt (bijvoorbeeld gewicht, lengte, morfologie, leeftijd). Daarnaast voert Albatros in de meeste gevallen een medisch voorschrift uit waardoor ook gegevens zoals diagnose, voorgestelde therapie en orthopedische historiek verwerkt worden. 

Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens die niet nodig zijn voor het afleveren van kwalitatieve orthopedische producten zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen en seksuele voorkeuren.

E. Persoonsgegevens van niet-klanten.

Via diverse kanalen, zoals bijvoorbeeld onze websites kunnen wij persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen klant zijn van Albatros met de bedoeling deze personen zo relevant mogelijke informatie te geven over de Albatros producten en diensten. Wij waarborgen daarbij jouw recht op informatie en dwingen dat – voor zover van toepassing – samen met jouw eventuele wettelijk vereiste toestemming contractueel af van de derde partijen die in deze context jouw gegevens (voor ons) zouden verzamelen.

4. Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

A. Proportionele verwerking.

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

 

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

  • in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van een contract;

  • om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en/of

  • voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy, in het bijzonder wanneer je minderjarig bent (lees hierover meer in punt 7 van dit privacybeleid).

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

B. Onze verwerkingsactiviteiten.

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden:

  • Om je aanvraag voor onze producten en diensten te verwerken.

Als je onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we in ieder geval je adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om klant te worden bij Albatros, zullen wij je voor het beheer van onze contractuele relatie om een aantal persoonsgegevens vragen zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres. 

  • Om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten.

Wij kunnen je gegevens gebruiken om je (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan wij denken dat die voor jou interessant zijn. 

  • Om eenieders veiligheid te garanderen 

    In en rond onze gebouwen zal je ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen.

  • Om onze prestaties op te volgen. 

    Wij kunnen je gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dit doen we onder meer aan de hand van feedback van klanten over onze diensten, gegevens die we bekomen tijdens ons onderhoud met of onze tussenkomst bij klanten, vragen van klanten.

  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

    In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren (bijvoorbeeld voor boekhouding en facturatie). 

5. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

A. Onze technische en organisatorische maatregelen.

We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in onze gebouwen als bij je thuis.

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij jouw belangen voorop staan. Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij specifieke personen in dienst die op de naleving van de wetgeving en onze ethische overtuiging, zoals uiteengezet in dit privacybeleid, toezien. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, firewalls, antivirus, en toegangscontroles voor onze werknemers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.

 

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt en onze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang tot je persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen. We geven ze niet door aan derden tenzij je ons daar toelating voor geeft. Indien Albatros persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. 

7. Wat zijn je privacy-rechten?

Overzicht van je privacy-rechten.

Je recht van inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Albatros te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

  • de verwerkingsdoeleinden;

  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

  • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

  • het bestaan van je privacy-rechten;

  • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. 

Je recht op verbetering van persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van je e-mailadres of een wijziging van mutualiteit. 

Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

  • je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Albatros;

  • je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Albatros zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;

  • je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Albatros;

  • je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;

  • je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

  • je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

Je recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

  • je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Albatros in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;

  • de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;

  • Albatros heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;

  • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken;

Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Albatros of in kader van het algemeen belang. Albatros zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Albatros dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

8. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name je contract, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

9. Hoe kan ik Albatros contacteren?

Indien je Albatros wil bereiken in verband met dit privacybeleid, dan kan dat onder andere schriftelijk of telefonisch. Alle contactinformatie over Albatros alsook over Orthopedie comfortshop kan u vinden op de contactpagina van deze website. 

 

Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Albatros via DPO@albatros.be

10. Blijf op de hoogte van aanpassingen.

Albatros kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten van Albatros. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.albatros.be). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

11. Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit.

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door Albatros, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.

  • Facebook
  • Instagram
  • LinkedIn Social Icon

Albatros NV

Gestelhoflei 37
2820 Bonheiden

Tel: 015 56 01 56

Fax: 015 56 01 50
contact@albatros.be

Orthopedie-Comfortshop 

Mechelsesteenweg 211
2820 Bonheiden

Tel: 015 55 51 33

Fax: 015 55 82 49
orthopedie-comfortshop.be